2. valmennus

Johdanto

Kulttuurimatkailutuotteen ammattitaitoinen tuotteistaminen vaatii kulttuurin sekä matkailun osaamista sekä kykyä soveltaa niitä keskenään. Käytännössä tämä edellyttää taitoa sovittaa kulttuurinen ja matkailullinen laatu yhteen pakettiin, niin että kummankaan osa-alueen laatu ei kärsi siitä. Lisäksi tämä täytyy toteuttaa kustannustehokkaasti, jotta tuote saadaan myydyksi. Tämän valmennuspäivän aikana käsittelemme tuotteistamista kulttuurimatkailun näkökulmasta, testausmenetelmiä sekä laatua. Valmennuksen teemat käydään läpi erilaisten työkalujen kautta, kuten tuotekortti, tuotantosuunnitelma, laatutyökalut ja erilaiset testausmenetelmät.

Tuotekortti

Tuotekortti on sähköinen tai printattava/painettava lyhyt esite/dokumentti, jossa on kirjoitettu/kuvattu tuotteen tärkeimmät tiedot kohdennetulle ryhmälle (esim. asiakkaat, myyjät). Erilaisia tuotekorttimalleja on olemassa useita.

Tuotekortit voidaan jakaa karkeasti:

• Sisäinen tuotekortti (= käsikirja, tiedoiltaan laajin). Toimijaryhmän = tiimin omaan käyttöön, sis. tietoja esim. laskutuskäytännöistä, sopimuksista jne.  Eli kerätään tuotteeseen liittyvä oleellinen tieto yhteen paikkaan.
• Tuotekortti myyjälle (sisältää oleellisen tiedon myynnin tueksi, esim. lisätietoja esiintyjistä, heidän muusta tuotannostaan, matkailukohteesta ja sen tasosta  jne.) Huomioitava matkanjärjestäjille mahdollisesti tehtävä erilainen versio.
• Ulkoinen tuotekortti =  flyer/esite - asiakkaalle menevä mainos

Asiakkaille suunnattujen korttien sisältöinä on yleensä seuraavia asioita:

• Tuotteen nimi ja kuvaus
• Markkinointiteksti
• Hinta
• Kesto ja alkamisajat
• Tapahtumapaikka
• Ryhmäkoko / paljonko voidaan ottaa asiakkaita
• Tuotteen erikoispiirteet, rajoitukset, varustukset jne.

Myyjille suunnattujen tuotekorttien sisältöinä edellisten lisäksi voi olla:

• Mahdolliset lisäpalvelut ja niiden kustannukset esim. ruokailu, kuljetus, varusteiden vuokrat  (jos eivät sisälly jo matkailuteokseen)
• Lisätietoja eri esiintyjistä (tuo vakuuttavuutta myyntiin)

Tuotekortit voivat sisältää muutakin tietoa ja on tärkeää arvioida, mitä tietoa tuotekortin käyttäjä tarvitsee. Korttien sisällöistä kannattaa neuvotella mahdollisen käyttäjän kanssa.

Sisäinen  tuotekortti = käsikirja, josta pitää löytyä kaikki tarvittava tieto tuotteen laadukkaaseen toteutukseen. Sitä voidaan käyttää myös osina, eli toimijatiimille  voi olla laajempi versio ja esim. matkailuyrityksen henkilökunnalle voidaan välittää heidän tarvitsemansa tiedot.

Ulkoisten tuotekorttien tulee olla lyhyitä (normaalisti 1–2 sivua) ja ilmaista vain se määrä tietoa kuin on tarpeellista. Kannattaa pohtia huolella, miten tieto hyödyttää asiakasta tai myyjää. Jos tuotekortteja on useita erilaisia, kaikkien pitää kuvata tuotetta samalla tavalla, ne eivät saa muodostaa ristiriitaista kuvaa.

Tuotekortit täytyy pitää ajan tasalla ja niihin pitää päivittää mahdolliset muutokset. Varmistetaan, että vanhat kortit otetaan pois käytöstä.

Tuotteistamismalleja on useita: kulttuurimatkailutuotteisiin (matkailuteoksiin) sopii erittäin hyvin tuotteistamistyöpaja, sillä siinä kaikki toimijat (taiteilija/taiteilijaryhmä, matkailuyrittäjä, kulttuurimatkailutuottaja) voivat heti alusta asti olla mukana työstämässä  tuotetta. Mahdollisuuksien mukaan myös matkailuorganisaatio/myyjä voi olla mukana.

Lue lisää Matkailun tuotekehittäjän käsikirjasta alkaen sivulta 52.

Sisäinen tuotekortti

1. Perustiedot

Tuotteen nimi:

Tuotteella tulee olla nimi, joka perustuu jollain tasolla tuotteen sisältöihin ja kertoo mielellään jo mahdollisimman paljon. Myyvä & iskevä & huomiota herättävä (muokkautuu yleensä työn edetessä).

2. Toimijat

Toimijat ja toteuttajat valitaan tarpeen ja tilanteen mukaan. Jo tuotteen alustavassa suunnittelussa kannattaa huomioida tavoitellut sisällöt ja niiden haastavuus ja näiden pohjalta arvioida työvoiman/tekijöiden tarve. Kun tuotteessa on kulttuurisisältöjä, sisällön suunnittelijan ja toteuttajan ammattitaito on avainasemassa.

Tuotantosuunnitelma

Tuotanto määrittelee tuotteen onnistumisen ja tämä on kokonaisuuden kannalta yksi ratkaisevimmista tekijöistä. Hyvä tuotantosuunnitelma kulkee koko prosessin läpi ja sen noudattaminen takaa halutun lopputuloksen.

• Tuotannon työnjako tulee tehdä tarkkaan ja sovitut asiat huomioiden. Tavoitteena on pitää kiinni sovituista tehtävistä, jotta toisten töihin ei tarvitse puuttua. Hyvin laadittu aikataulu tuo sopivan määräajan, niin että työsuoritukset saadaan valmiiksi ajallaan. Etukäteen ja yhdessä laskettu budjetti takaa sen, että hankintojen suhteen muutoksia ei pitäisi tulla, tuote valmistuu paremmalla todennäköisyydellä ja tuottaa voittoa. Sopimusten pääsisällöt on hyvä liittää tuotantosuunnitelmaan, jotta jokainen voi tarkistaa mitä on sovittu. Tämä toimii hyvin varsinkin pitkän aikavälin hankkeissa. Hinnoittelun perusta ja tavoitteet kannattaa laskea huolella ja kirjata ne ylös.

Pohdi: onko tuotteen suunnittelijoilla ja toteuttajilla riittävä ammattitaito vaadittaviin tehtäviin? Tarvitaanko tiimin ulkopuolisia toimijoita?

Tarvittavan ammattitaidon määrittely kannattaa tehdä suunnitteluvaiheessa. Kriteerit koostuvat mm. seuraavista asioista:

• Osataanko kulttuurisen ja matkailullisen työn laatu määrittää oikein? (Esim. millainen on laadukas esitys/ työpaja/valokuva tai millainen on laadukas markkinointisuunnitelma/asiakaspalvelu).
• Kykeneekö toimija/t työskentelemään kustannustehokkaasti? (Tämä ei tarkoita työtunnin hintaa, vaan kokonaisuutta. Taidesektorin tunteva henkilö voi tehdä töitä ja päätöksiä heti, kun taas alaa tuntematon toimija joutuu opiskelemaan ja tutkimaan sitä eikä senkään jälkeen ole varmuutta, että hän tuntee vaaditun osa-alueen kaikki tarvittavat asiat.)
• Sitoutuuko toimija/t työskentelemään tarpeeksi pitkäksi aikaa? (Mikäli tuotteella ei ole jatkuvuutta, se ei ole kannattava matkailutuotteena.)

Mikäli tuotteen ideoijat eivät kykene tuottamaan vaadittua työpanosta, kannattaa palkata toimija, joka sen hallitsee. On myös yhtä tärkeää, että valittu toimija ymmärtää, mihin hänet on palkattu.

Miten toteuttajien työtehtävät erotellaan ja miten työsuunnitelmat yhdistetään toisiinsa?

Työtehtävien jako tulee tehdä harkiten. Mikäli tuotteen kehityksessä on mukana matkailutoimija, kulttuurituottaja ja kulttuuritoimija, kannattaa yhdessä käydä työsuunnitelmat läpi ja varmistaa, että kaikki tietävät, mitä tuotteelta tavoitellaan ja miten sen tulee ilmetä käytännössä. Tältä pohjalta voidaan arvioida työn sisällöt ja eri vaiheet, jonka jälkeen työtehtävät tulee jakaa, aikatauluttaa ja kirjata sisäiseen tuotekorttiin.

Työtehtävät ja vastuualueet?

Ei ole yksinkertaista tai selvää mallia. Tiimin kokoonpano ja työtehtävät niin suunnittelun kuin toteutuksenkin aikana voivat vaihdella suuresti. Mikäli tiimi on suppea ja rahoitus/kannattavuus ei salli useiden tahojen mukaan ottamista, työtehtävät väkisinkin jakaantuvat mukana oleville. Tavoitteena on, että tuotteistamiseen ja toteutukseen löydetään sopiva tiimi, jotta työtehtävät voidaan jakaa ammattitaidon mukaan.

Esimerkki yleisestä tehtäväjaottelusta, jos mukana on matkailutoimija, kulttuurimatkailutuottaja ja kulttuuritoimija.

Kulttuurimatkailutuottaja:

• Ideointi tiimin kanssa
• Suunnittelu kulttuurisisällön osalta: budjetointi & hinnoittelu, markkinointi, viestintä, hallinnointi, toteuttajat, tuotteistus)
• Toteutus (kulttuurisisältö: toteuttajien rekrytointi, sopimusten tekeminen, hallinnointi, tuotteistaminen)
• Valvonta (kulttuurisisällön suunnittelu ja toteutus)
• Myynti ja välitys

Matkailutoimija:

• Ideointi
• Suunnittelu matkailusisällön osalta: myynti, asiakashinnoittelu, markkinointi
• Toteutus matkailusisällön osalta: asiakaspalvelu, tuotteen toteutus
• Valvonta (asiakaspalaute, toteutus)
• Hankinnat (logistiikka, ruokailut, ohjelma, paikka, jne)

Kulttuuritoimija:

• Ideointi (kulttuurisisältö toimeksiannon pohjalta)
• Suunnittelu (kulttuurisisältö: sisältö, toteutus, materiaalit)
• Toteutus (kulttuurisisällön valmistaminen/ toteutus)

Varamiehitys

Matkailutuotteessa täytyy olla mietittynä ja varmistettuna vastaavat toimijat esim. sairaustapauksen sattuessa. Varajärjestelyt on mietittävä ja kirjattava ylös tiimin kanssa. Vaarana on, että tuotetta ei voi voida myydä esim. yhtä kautta pidempää jaksoa. Tämä vaikuttaa tuotteen kannattavuuteen.

Tuote / Sisältökuvaus

Voidaan kirjata  myös tuotteen tarkoitus, mikäli sillä on merkitystä tuotteen sisältöjen kannalta (onko esim. työpaja, jossa on asiakkaan tarkoitus oppia jotain uutta). Perusidean kirjaaminen helpottaa tuotteen hahmottamista läpi prosessin ja toimija, joka tuntee taustan/tarinan kaikkein parhaiten määrittelee perustan, jolta tuotetta aletaan kehittää. Perustan tulee määritellä tuote loppuun asti ja toimia selkeyttävänä tekijänä. Virheiden ja erehtymisen riski kasvaa aina, kun toimijoiden määrä suurenee, joten selkeä perusta määrittää tuotteen koko tuotteistusprosessin ajan. Tuotteen pitkän elinkaaren aikana tämä on myös oleellista laadun varmistamiseksi.

Ohjelmakuvaus

Karkea aikataulutus tuotteen kulusta.

Sisällölliset elementit

(kts. Kulttuurimatkailun määritelmä) Onko tuotteessa jotain

• aistittavaa, opittavaa, koettavaa/tehtävää, viihdyttävää

Tehtävä

Käydään tuotantosuunnitelma läpi ja muokataan tuotekortin sisältöosiota.

Testaus ja laatu

Kulttuurimatkailutuotteen testaaminen on samanlaista, kuin mikä tahansa muukin testaaminen. Tavoitteena on löytää vikoja, ongelmia, kehityskohteita ja varmistaa, että kaikki oleellinen on huomioitu. Erottava tekijä kulttuurimatkailutuotteen testauksessa on se, että tuotetta kannattaa testata niin kulttuurisesta kuin matkailullisesta näkökulmasta. Tällä voidaan varmistaa riittävä laatu suhteessa kumpaakin toimialaan. Laatu taas on tekijä, joka määrittää onko tuote hyvä omassa viitekehyksessään. Laadun hahmottaminen vaatii riittävää kulttuurin sekä matkailun osaamista. Laadun taso kannattaa määrittää mahdollisimman ajoissa, jotta saadaan tietää mitä sen saavuttaminen vaatii. Korkea laatutaso vaatii enemmän resursseja eli kannattaa olla realistinen omien voimavarojen suhteen.

Kulttuurimatkailun Laatutesterin avulla saadaan käytyä läpi erilaisia laatunäkökulmia oman kohteen/tapahtuman toiminnassa. Testerin tarkoitus on auttaa tunnistamaan laadun elementit omassa toiminnassa. Tässä työkalussa ei huomioida kulttuurin laatua eli sitä kannattaa arvioida kulttuurin omassa viitekehyksessä esimerkiksi millainen teatteriesitys on laadukas verrattuna muihin vastaaviin. Tärkeintä on että kulttuurin ja matkailun laatu kohtaavat, kummankaan kärsimättä liikaa.

Testausta voidaan tehdä monessa eri vaiheessa. Se voidaan ottaa osaksi suunnittelua, kokeilla jotain yksittäistä osaa tuotteesta, katsoa miten kokonaisuus toimii tai käyttää myynnin edistämisen työvälineenä. Tuote on testattava vähintään yhden kerran ja hyvissä ajoin ennen myyntiin vientiä. Testausta suunniteltaessa kannattaa pohtia, mitä halutaan selvittää ja miksi. Oikeiden kysymysten määrittely säästää aikaa ja rahaa sekä tuottaa tarpeellista tietoa.

Alla kaksi tärkeää asiaa, jotka kannattaa selvittää.

• Soveltuuko kulttuurisisältö matkailutuotteeksi? Taipuuko kulttuurisisältö kannattavasti myytäväksi tuotteeksi eli kannattaako sitä tuotteistaa matkailuun? Esimerkiksi tuotteen simulointi on hyvä työkalu arvioida tätä (kuvaus alla).
• Miten tuote toimii käytännössä? Tuotteen on testattava ennen myyntiin vientiä. Esimerkiksi koeasiakasryhmätestaus on hyvä työkalu tähän (kuvaus alla).

Periaatteessa kaikkea voidaan testata, mutta onko siinä järkeä? Testauksen tarve vähenee, kun tiimissä on tarpeeksi laaja osaaminen sisältöjen suhteen. On siis kannattavampaa hankkia sopivat osaajat tiimiin, kuin testata kaikkea mahdollista. Yksi hyvä testauksen muoto on keskustella aiheesta tiimin kanssa ja pohtia millaisia ongelmia tai tilanteita tuotteen toteutuksessa voi olla ja miten niihin voidaan varautua.

Testausmenetelmät

Kaksi mallia kulttuurimatkailuun sopivista testausmenetelmistä

Tuotteen simulointi on menetelmä, jossa tuotetta tai sen osaa testataan ennen kuin tuote on valmis. Tällä menetelmällä pyritään mallintamaan tuotetta niin pitkälle kuin on mahdollista tai tarpeen. Esimerkiksi johonkin kulttuurihistoriallisesti tärkeään rakennukseen suunniteltu teatteriesitys + ruokailu voidaan mallintaa simuloinnin kautta ja testata teoriatasolla.

Kulttuurinen ja matkailullinen sisältö avataan niin tarkkaan, että voidaan päätellä sopiiko se suunniteltuun tilaan vai ei, tai tuotteeksi ylipäätään. Aluksi toimijat laativat listan oleellisimmista asioista ja mahdollista ongelmista niihin liittyen. Seuraavaksi asiat ja kysymykset käydään tiimin kanssa läpi ja pohditaan niihin vastauksia. Jos jokin asia ei selviä puhumalla voidaan tilanne lavastaa tuomalla esim teatteriseurue ja keittiöhenkilökunta tilaan ja kokeilla käytännössä onnistuuko kokonaisuus. Simulointi voidaan tehdä puhumalla ja kirjoittamalla tai sitten kokeilemalla käytännössä. Oleellista on kirjata kysymykset ja vastaukset ylös, jotta tärkeät huomiot eivät unohdu.

Koeasiakasryhmätestaus on menetelmä, jossa ryhmä ihmisiä testaa tuotetta paikan päällä. Tuotteen tulee olla niin valmis, että sitä voidaan kokeilla käytännön tasolla. Testaus voidaan tehdä omalla tiimillä (esim. asiakasroolit valiten, nk. sisäinen testaus) tai valita ryhmä satunnaisia ihmisiä (esim. matkailu- tai kulttuurialan toimijoita, tai sitten valita ryhmä ihmisiä tuotteelle suunnitellusta asiakassegmentistä - nk. ulkoinen testaus). Ennen testausta tulee pohtia mihin kysymyksiin kaivataan vastauksia ja miten tieto saadaan kerättyä. Testauksen työkaluja voivat olla esimerkiksi havainnointi tai kyselyt. Tässäkin menetelmässä on tärkeää kirjata kaikki haluttu tieto ylös ja käyttää sitä osana tuotekehitystä.

Erilaisia testausmenetelmiä ja työkaluja on paljon, ja niitä valitessa kannattaa muistaa peruskysymykset eli mitä halutaan tietää ja miksi. Kulttuurimatkailutuotteen testaaminen on tiimityötä, koska kumpikin osa-alue pitää ottaa huomioon.  

Tehtävä

Suunnitellaan jokaisen tiimin omaa testaussuunnitelmaa (sisäinen ja ulkoinen testaus). Valitaan testausmenetelmä, perustellaan valinta.