4. valmennus

Johdanto

Tässä valmennuksen osiossa käsitellään kulttuurimatkailuun liittyvää lainsäädäntöä, sopimuksia sekä turvallisuusasioita. Tavoitteena ei ole kertoa mitkä kaikki lait täytyy ottaa huomioon, vaan johdattaa oikeiden lakien äärelle. Sopimuskäytännöissä käsitellään alaan liittyviä oleellisimpia asioita sekä esitetään muutamia yleisimpiä sopimusmalleja. Turvallisuus osiossa käsitellään matkailu- sekä kulttuurialan yleisimpiä asioita.

Lainsäädäntö ja turvallisuus

Tehtävä

Laaditaan tuotteelle turvallisuussuunnitelma.

Sopimukset

Yleisestä sopimuskäytännöstä

Suomalaiseen oikeudenkäytäntöön kuuluu sopimusvapauden periaate. Tällä tarkoitetaan itse sopimuksen tekemistä, sopimuskumppania, sopimuksen sisältöä ja muotoa sekä riitojen ratkaisemiseen kohdistuvia seikkoja. Sopimus voi olla suullinen tai kirjallinen. Molemmat ovat periaatteessa yhtä päteviä, ellei lainsäädännössä ole asetettu muotovaatimuksia. Suullisessa sopimuksessa voi olla riitatilanteessa näyttövaikeuksia, joten sopimus kannattaa tehdä kirjallisesti. Kaupan tekeminen tai palvelun tilaaminen on molempia sopijapuolia sitova sopimus. Ostajalla on oikeus odottaa, että tuote tai palvelu on sovitunlainen ja että se toimitetaan sovitusti. Myyjällä on puolestaan oikeus odottaa, että ostaja maksaa kauppahinnan ajallaan. Sopimuksen rikkominen voi johtaa korvauksiin.

Sopimuksia tehdään kuluttajan ja yrityksen (elinkeinonharjoittaja) välillä sekä yrittäjien (elinkeinonharjoittajien) välillä. Aatteellisesta yhdistyksestä tulee oikeushenkilö, kun se merkitään yhdistysrekisteriin. Jos aatteellinen yhdistys harjoittaa muuhun tarkoitukseensa liittyvää elinkeinotoimintaa, se on merkittävä myös kaupparekisteriin. Avoimesta yhtiöstä, kommandiittiyhtiöstä, osakeyhtiöstä, osuuskunnasta ja yhdistyksestä on kaikista olemassa oma lakinsa.

Kuluttajan ja elinkeinonharjoittajan välinen sopimus voi lain mukaan olla joko suullinen tai kirjallinen, ellei lainsäädännössä ole asetettu muotovaatimuksia. Siinä on sovittava kaikista sopimukseen sovellettavista ehdoista, jotka eivät saa olla kuluttajan kannalta kohtuuttomia. Lähtökohtana palvelujen kaupan osalta on, että elinkeinonharjoittajan täytyy toimittaa kuluttajalle sitä, mitä on sovittu. Jos palvelu ei ole sopimuksen mukainen, siinä on kuluttajansuojalain mukaisesti virhe, joka oikeuttaa kuluttajan saamaan virhettä vastaavan korvauksen. Jos kuluttaja kokee, että elinkeinonharjoittaja on rikkonut kuluttajille turvattuja oikeuksia vastaan, hän voi kääntyä kuluttajansuojaviranomaisten puoleen.

Toisin kuin kuluttajille myytäessä yritysten välisessä palvelujen ja tuotteiden kaupassa yritykset voivat itse päättää sopimusehdoista. Sopimalla selkeät pelisäännöt myyjä ja ostaja varmistavat, että yllättäviin ongelmatilanteisiin löytyy tasapuolinen ratkaisu.

Kannattaa huolehtia siitä, että tarjoukset, vahvistukset ja muut sopimusasiakirjat tehdään kirjallisesti, vaikka suullinen sopimus onkin yhtä pätevä kuin kirjallinen. Valmiita malleja löytyy useista eri etujärjestöjen yleisistä sopimusehdoista. Asianmukainen sopimus selventää sopimuskumppanien välisiä tehtäviä, oikeuksia ja velvollisuuksia sekä parantaa yhteistyötä ja auttaa välttämään ongelmia. Näin riskejä pystytään vähentämään. Sopimuksiin ja sopimiseen voi liittyä monia hankalia kysymyksiä ja ristiriitatilanteita.

Työsopimus

Työsopimus on työsopimuslain mukainen sopimus, jolla työntekijä sitoutuu tekemään työtä työnantajalle tämän johdon ja valvonnan alaisena palkkaa tai muuta vastiketta vastaan. Työsopimus voi syntyä hiljaisesti, suullisesti tai se voidaan tehdä kirjallisena. Suosituksena on tehdä kirjallinen sopimus.

Esiintyjien kanssa tehtävät sopimukset

Sopimus voidaan tehdä joko suoraan esiintyjän tai ohjelmatoimiston kanssa. Tehtäessä sopimus esiintymisestä suoraan esiintyjän kanssa ja kun esiintyjä ei harjoita toimintaansa yhtiömuodossa, on esityksen tilaajan ja esiintyjän välillä työsuhde. Jos kysymyksessä on esiintyjäryhmä, käsitellään ryhmää verotuksellisesti työkuntana. Sopimus järjestäjän ja ohjelmatoimiston välillä on kauppasopimus. Esityspalvelujen myyjä vastaa velvoitteista suhteessa esiintyjään. Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry on laatinut yleiset ohjelmatoimitusehdot.

Ohjelmajärjestelyihin liittyvä tekniikka ja sopimukset

Tapahtuma vaatii usein ainakin äänentoistoon liittyvää tekniikkaa. Jos esiintyjät eivät tuo tekniikkaa tullessaan, järjestäjä hankkii tekniikan ulkopuolelta ja saa tekniikkaan liittyvät vaatimukset joko ohjelmatoimistolta tai esiintyjältä. Tekniset elementit ovat ääni, kuva, valo, esiintymislava ja lavasteet. Tehtäessä sopimuksia esiintymistekniikan palvelujen ostamisesta ulkopuoliselta on tapahtuman järjestäjän syytä ottaa huomioon seuraavat asiat: tekniikan hoitavan yrityksen resurssit, kaluston vastaavuus tilaisuuden vaatimuksiin, tekniikan toimittavan yrityksen kokemus vastaavista tilaisuuksista sekä tapahtumapaikan edellytykset ja valmiudet tekniikan kannalta (esim. tilan koko ja sähkövarustus).

Sopimukset tilasta ja sen käytöstä

Maan vuokraamista käsittelee maanvuokralaki. Vuokrasopimuksessa kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavat seikat: sopimus kirjallisesti ja ehdot mahdollisimman täydellisesti, kuten tapahtumajärjestäjän velvollisuudet vuokraajana, vuokran maksamisen ehdot, vuokra-alueen käyttötarkoituksen määrittely sekä vuokran irtisanominen.

Erilaisten tuotteiden myyjät tai esittelijät ovat yleensä kiinnostuneet myös isommista tapahtumista kaupankäynnin paikkana. Kauppapaikan myyminen muistuttaa lähinnä vuokrasopimusta. Tapahtumajärjestäjällä on oikeus valita kauppiaat tapahtumaansa. Kauppapaikasta ja kaupanteosta on syytä tehdä kirjallinen sopimus.

Tilaan kohdistuneista vahingoista ja vastuusta ei ole varsinaista sääntöä, eli kuuluuko vahingon korvaaminen tilaisuuden järjestäjälle vai kiinteistönomistajalle. Keskeistä on se, kuinka tilan vuokraaja on sopinut vastuustaan tilan omistajan kanssa. Vastuusta tulisi sopia kirjallisesti ennen tilaisuuden alkua.

Teosto- ja Gramex- sopimukset

Yrityksen, jonka tiloissa aiotaan soittaa musiikkia elinkeinotoimintaan liittyen on solmittava sekä Teosto- että Gramex- sopimukset. Velvoite perustuu tekijänoikeuslakiin. Teosto on säveltäjien, sanoittajien, sovittajien ja kustantajien oikeuksista huolehtiva yhdistys ja Gramex ry huolehtii esittävien taiteilijoiden ja äänitteiden tuottajien oikeuksista.

Äänitemusiikin esittäminen yleisötilaisuudessa on luvallista, mutta siitä on maksettava esityskorvaukset äänitteiden tuottajille ja esiintyville taiteilijoille. Gramex jakaa tilaisuuksien järjestäjät kahteen ryhmään: tilaisuuksia satunnaisesti järjestäviin ja säännöllisesti tilaisuuksia järjestäviin. Oma-aloitteisesti tilaisuutensa ilmoittaneelle Gramex –maksu on edullisempi kuin jälkikäteen laskutettuna. Gramex saa kopiot poliisille jätettävistä yleisötilaisuusilmoituksista.

Palvelun tuottajan ja alihankkijan välinen sopimus

Tapahtuman järjestäjän ja esimerkiksi ruokapalveluja tuottavan alihankkijan välisessä sopimuksessa tulee palvelusta maksettavan korvauksen lisäksi määritellä mitä ja missä kukin tuottaa, sekä milloin palvelun tulee olla asiakkaan saatavilla.

Riitatapausten selkiyttämiseksi sopimuksessa määritellään myös, kuka vastaa ja miltä osin kukin vastaa korvauksista vahinkotapauksissa. Tämän lisäksi kirjallisella sopimuksella sovitaan myös korvauksista toisen sopimusosapuolen laiminlyönnistä sopimansa palvelun tuottamiseen tai laiminlyönnistä peruutustapauksen ilmoittamisesta toiselle sopijaosapuolelle. Suosituksena pidetään, että tapahtuman järjestäjä ja alihankkija varmistavat tuotteen toimivuuden asiakkaalle sopimuksella.

Palvelun tuottajan ja jälleenmyyjän välinen sopimus

Tapahtuman järjestäjän ja palvelutuotteen jälleenmyyjän välisessä sopimuksessa eli ns. myyjän sopimuksessa tulee tuotevastuun selkiyttämiseksi tehdä kirjallinen sopimus. Kun jälleenmyyjän kanssa on tehty kirjallinen sopimus sekä käytetään kirjallisia tilausvahvistuksia, on peruutustapauksissa ja asiakasmäärän muutostilanteissa käytettävissä selkeät laskutusperusteet.

Riitatapausten selkiyttämiseksi tulee sopimuksessa määritellä myös, kuka vastaa ja miltä osin kukin vastaa korvauksista vahinkotapauksissa. Tämän lisäksi kirjallisella sopimuksella sovitaan myös korvauksista toisen sopimusosapuolen laiminlyönnistä sopimansa palvelun tuottamiseen ja/tai myymiseen sekä laiminlyönnistä peruutustapauksen ilmoittamisesta palvelun tuottajalle. Suosituksena pidetään, että tapahtuman järjestäjä ja jälleenmyyjä varmistavat tuotteen toimivuuden asiakkaalle sopimuksella.

Tehtävä

Laaditaan toimialojen välinen yhteistyösopimus tuotteen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Käytetään yllä olevaa pohjaa.