Kongressien tarjottava vastinetta osallistujan ajalle ja rahalle
Kongressitoimiala ei ole vielä palannut pandemiaa edeltävälle tasolle, mutta kongressijärjestäjät uskovat fyysisten tapahtumien voimaan.
UIA (Union of International Associations) julkaisi joulukuussa tutkimusraportin (UIA Survey on International Association Meeting Issues – 2023), joka käsittelee kongressijärjestäjien näkemyksiä alan tilanteesta sekä heidän toiveitaan ja tarpeitaan tapahtumien järjestämisessä. Kyselyyn vastasi noin 1000 kansainvälisen järjestön edustajaa, jotka järjestävät kansainvälisiä kokouksia ja kongresseja.
Asiakkaiden toivelistan kärjessä palveluntuottajien tuki ja joustavuus
UIA selvitti kyselyssään, mitkä asiat ovat tärkeitä kansainvälisten järjestökongressien järjestäjille. Kyselyn mukaan listan kärjessä ovat muun muassa:
- kohteeseen matkustamisen ja kohteessa liikkumisen helppous: suorien lentoyhteyksien lisäksi julkinen liikenne sekä paikallisten tutkimuslaitosten ja teollisuuden läheisyys kokouspaikkaan nähden
- joustavat tilaratkaisut: kokoustilat varataan usein jo vuosia ennen tapahtumaa, tilatarpeet voivat muuttua ja osallistujamääriä on vaikea arvioida vuosia etukäteen, joten muuttuviin tilanteisiin toivotaan joustoa
- kokouspaikan palvelut ja tuki: selkeä viestintä, nopea viesteihin reagoiminen ja luotettava yhteistyökumppaniverkosto takaavat joustavan palvelukokemuksen ja menestyksekkään tapahtuman
Muita esille nousseita asioita:
- kustannusten nousu ja erityisesti teknisten ratkaisujen hinnat aiheuttavat järjestäjille haasteita
- vastuulliset valinnat niin ruokailujen kuin hankintojen suhteen ja vastuullinen matkustaminen (esim. junamatkustus kohteeseen) painottuivat vastauksissa
- tapahtuman täytyy olla osallistujan ajan ja vaivan arvoinen – ohjelmassa on oltava riittävästi aikaa myös verkostoitumiseen ja kollegojen tapaamiseen
- akateemisessa maailmassa henkilökohtaisen, kasvokkain tapahtuvan tiedonvaihdon merkitys on tullut entistä tärkeämmäksi
- geopoliittisella tilanteella, matkustusrajoituksilla ja viisumikäytännöillä on vaikutusta kohteen valintaan
Ohjelman merkitys entistä tärkeämpää
Tutkimuksessa nousi esille, että vaikka kasvokkain tapahtuvia kohtaamisia arvostetaan ja suurin osa kongresseista järjestetään taas fyysisinä tapahtumina, osallistujia on vaikeaa saada houkuteltua tapahtumiin. Osallistujamäärät ovat aiempaa pienempiä ja kongresseja järjestetään vähemmän kuin ennen pandemiaa. Kallistuneet matkakulut ovat usein este osallistumiselle, joten kohteen hintatasolla on merkitystä niin järjestäjälle kuin osallistujillekin. Moni pohtii matkustamista ja osallistumista myös ilmastosyistä.
Useille järjestöille kongressien järjestäminen on keino rahoittaa toimintaa, joten kongressien väheneminen ja osallistujamäärien pieneneminen vaikuttaa suoraan myös niiden talouteen. Siksi korkeatasoisella sisällöllä on entistä suurempi merkitys kongressien toteutuksessa ja osallistujien houkuttelussa. Kongressien tulisi tarjota sellaista ohjelmaa ja sisältöä, joka on merkityksellistä ja arvokasta osallistujille, jotta he tuntevat, että osallistuminen on ajan- ja rahankäytön kannalta hyödyllistä ja edistää heidän ammatillista ja henkilökohtaista kehitystään.
Osallistujakokemuksen laatu tärkeää järjestäjälle
Järjestäjän kannalta hybriditapahtumat ovat haasteellisia; ne ovat kalliita ja ne vaativat järjestäjältä henkilöresursseja. Järjestäjät joutuvat myös pohtimaan virtuaaliosallistumisen hinnoittelua. Vastauksissa korostuu laadukkaan osallistujakokemuksen tarjoaminen.
"Emme hyväksy keynote-puhujilta nauhoitettuja puheita tai virtuaalista esitystä. Se on persoonatonta ja epäreilua paikalla olevia osallistujia kohtaan."
Yhteydenpitoon ja verkostojen ylläpitoon virtuaaliset tapaamiset ja työkalut ovat kuitenkin tuoneet helpotusta niin ajankäytöllisesti kuin kustannusten näkökulmasta. Kongressijärjestäjillä on vahva usko fyysisiin tapahtumiin: ne auttavat luottamuksen rakentamisessa ja tiedonvaihdossa sekä vahvistavat yhteisöllisyyden tunnetta.
Tutkimuksen taustaa: Tutkimukseen vastasi noin tuhat kansainvälisen järjestön edustajaa. Tutkimukseen vastanneiden järjestöjen kongresseista 66 % oli kooltaan alle 250 osallistujaa ja 17 % kooltaan 251-500 osallistujaa. Vuosina 2022-2023 kongresseja ei enää peruutettu niin kuin pandemian aikana; vastaajista 11 % kertoi kuitenkin muuttaneensa kongressin ajankohtaa ja 12 % vastaajista järjesti myös virtuaalisia tapahtumia. Vuoden 2023 kansainväliset kongressitilastot valmistuvat kesäkuussa 2024.
Mikäli haluat tutustua tutkimuksiin tarkemmin, ota yhteyttä FCB:hen. FCB vastaa Suomen markkinoinnista kansainvälisten kongressien ja yritystapahtumien kohteena sekä kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa.
